Covid-19 : plus de sécurité juridique grâce aux pouvoirs spéciaux
 03/04/2020 | Articles
Covid-19 : plus de sécurité juridique grâce aux pouvoirs spéciaux

 

Une série d'arrêtés royaux concernant la justice ont été présentés au gouvernement par le Ministre Geens et seront publiés sous la forme d'arrêtés royaux de pouvoirs spéciaux.

Il y a quatre parties :

1) Les assemblées générales de copropriétés

2) Les assemblées générales d’actionnaires

3) Les mesures de procédure pénale et d'exécution des peines et mesures

4) Les délais dans les procédures civiles et administratives et procédures écrites

 

Nous allons en présenter deux :

1) L'assemblée générale ordinaire, extraordinaire et spéciale des actionnaires

Toutes les sociétés, et par extension également les personnes morales de droit public, ont le choix entre trois options au cours de la période comprise entre le 01/03/2020 et le 19/04/2020 (sous réserve d'un éventuel renouvellement par le Roi) :

 

a) Maintien de l'assemblée générale ordinaire, extraordinaire et spéciale prévue

Cela est possible, mais doit se faire dans des circonstances compatibles avec les mesures sanitaires en vigueur (distanciation sociale) et en permettant aux actionnaires et aux membres de voter et de poser des questions. 

En outre, l'organe de gestion est habilité à décider si les actionnaires et les membres ne peuvent voter que par procuration ou non. Dans ce cas, une seule personne, désignée exclusivement par l'organe de gestion, peut agir en tant que mandataire.

Les formulaires de vote à distance et les procurations doivent être remis à la société ou à l'association à l'adresse indiquée, le cas échéant uniquement par voie électronique. Une version scannée ou photographiée suffit (les procurations avec instructions de vote déjà reçues seront bien sûr prises en compte, mais le mandataire concerné ne devra pas se présenter physiquement à l'assemblée).

La société ou l'association peut même interdire toute présence physique.

Il existe une exception à cette règle lorsque la société ou l'association prend des décisions qui doivent être authentifiées. Ces décisions requièrent la présence physique du notaire, et dans ce cas, les règles de distanciation sociale doivent également être respectées.

Les réunions peuvent donc être tenues avec un seul mandataire. 

La société ou l'association peut également demander aux actionnaires ou aux membres de poser leurs questions par écrit jusqu'au quatrième jour avant l'assemblée.

S'il est décidé de permettre aux actionnaires et aux membres de suivre la réunion directement ou par des relais différés (via une webcam ou une conférence téléphonique, sans exiger que les actionnaires ou les membres puissent intervenir activement), la société ou l'association peut répondre aux questions à ce moment.

Les questions peuvent bien entendu également recevoir une réponse écrite, et dans ce cas, les réponses doivent être communiquées au plus tard le jour de la réunion.

Cette règle s'applique donc également aux sociétés et associations qui ont déjà convoqué leur assemblée, à condition qu'elles en informent correctement les actionnaires et les membres.

 

b) Report de l'assemblée générale ordinaire, extraordinaire et spéciale 

Si de telles assemblées ont déjà été convoquées, elles peuvent être reportées jusqu'à ce que la situation soit normalisée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés. 

Dans ce cas, les sociétés et associations bénéficient d'un report de 10 semaines (c'est-à-dire jusqu'au 30 juin 2020) pour pouvoir respecter un certain nombre de délais légaux, comme par exemple :

- L'obligation de tenir l'assemblée générale dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice 

- L'obligation de déposer les comptes annuels et autres documents auprès de la BNB dans les 7 mois suivant la fin de l'exercice.

Attention, un tel report n'est pas autorisé :

- En cas d'application de la procédure de la sonnette d'alarme 

- Si l'assemblée a été convoquée à la demande de 10 % des actionnaires ou du commissaire.

Dans ces cas, les sociétés ou associations peuvent se rabattre sur la première option.

 

 c) Précisions

Les arrêtés royaux à adopter préciseront également :

- Que l'organe d'administration peut, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit.

- Que l'organe d'administration peut également délibérer et décider (et le cas échéant à la majorité) par le biais de moyens de communication électronique qui permettent la discussion.

- Qu'au cas où l'intervention d'un notaire serait nécessaire, un membre de l'organe d'administration ou une personne désignée par l'organe d'administration doit se rendre physiquement chez le notaire.  Les autres membres peuvent participer via des moyens de communication électroniques.

Cette précision confirme nos préoccupations et les commentaires faits dans notre précédente flashnews. Par conséquent, les décisions peuvent désormais également être prises par écrit, même si les statuts l'excluent, et les décisions peuvent être prises entièrement par voie électronique, sauf si l'intervention d'un notaire est nécessaire.

 

 2) Les délais dans les procédures civiles et administratives et procédures écrites

 

a) Pour les délais prescrits à peine de déchéance

Il existe de nombreuses affaires civiles ou administratives dans lesquelles un délai doit être respecté.

Par exemple, le délai d’appel de 30 jours qui commence à courir à dater de la signification du jugement en question . Suite à l’arrêté royal, le délai sera prolongé de plein droit d’un mois après la fin de la période de crise actuelle.

Supposons - et espérons-le - que la crise prenne fin à la date du 15 mai 2020, il restera encore un mois à partir de cette date pour déposer un recours.

Cet aménagement s'applique à tous les délais prescrits à peine de déchéance.

 

b) Traitement des affaires pendantes pendant la période de crise

Supposons que des affaires soient en cours pour traitement/plaidoiries au milieu de cette crise.

Elles devront être traitées par écrit, sans plaidoirie. 

Toutefois, si toutes les parties s'opposent au traitement par écrit, l'affaire sera reportée. 

Dans les autres cas, le juge devra décider s'il prend l'affaire en délibéré avec ou sans plaidoiries.

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